Découvrez notre engagement pour la protection de vos données.

Le responsable du traitement des données est la personne physique ou morale qui détermine les moyens et les finalités du traitement de vos données personnelles. De façon simplifiée, il s’agit de l’entité qui décide pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont collectées et utilisées.

En l’occurrence, il s’agit ici de l’étude d’avocats Ad. Astra – Avocats à la Cour, association de fait gérée par Maître Florian Poncin et Maître Marc-Olivier Zarnowski.

Pour toute question relative à la présente Politique ou au traitement de vos données, veuillez contacter notre équipe par l’un des canaux suivants :

PAR EMAIL
contact@adastra.lu

PAR TÉLÉPHONE
0035226897875

PAR VOIE POSTALE

16, rue du Fort Bourbon
L-1249 Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg

Les catégories de personnes dont nous collectons les données concernent les personnes suivantes, selon le cas :

• 1.

  Client personne physique

• 2.

  Représentants personnes physiques d'un client personne morale

• 3.

  Parties adverses (confrères/consœurs et leurs propres clients)

• 4.

  Personnel judiciaire ou administratif (dont juge et greffier)

• 5.

  Membres du parquet (police judiciaire, procureur)

• 6.

  Représentant d'une autorité publique (dont Barreau)

• 7.

  Fournisseur ou prestataire personne physique

• 8.

  Représentants personnes physiques d'un fournisseur ou prestataire personne morale.

• 9.

  Membres du Cabinet (avocats ou non) [non-applicable actuellement].

• 10.

  Seuls les associés du Cabinet [non-applicable actuellement].

• 11.

  Seuls les avocats du Cabinet [non-applicable actuellement].

• 12.

  Seuls les salariés du Cabinet [non-applicable actuellement].

• 13.

  Candidats à l'embauche (avocats ou non)

• 14.

  Visiteurs du site web

Les types d’informations (« données ») que nous collectons sont, selon le cas, les suivantes :

• I.

  Données nominatives (noms, prénoms, initiales, surnoms)

• II.

  Coordonnées de contact (emails, téléphone, adresse postale, fax, comptes d'applications de messagerie ou visioconférence, ...)

• III.

  Données d'identification (signatures, numéro de dossier, poste professionnel)

• IV.

  Données illustratives (image, photographie, vidéo, enregistrement sonore)

• V.

  Données bancaires (IBAN, numéros de cartes, n° de TVA, numéro de facture)

• VI.

  Carte d'identité et/ou passeport

• VII.

  Données relatives au dossier traité (pièces, correspondances, témoignages, ...)

• VIII.

  Formulaires, certificats et autres justificatifs devant faire l'objet d'une déclaration (certificat maladie, heures supplémentaires, ...)

• IX.

  Cookies et autres traceurs, logs

Nous ne collectons et traitons de données « sensibles » (données relatives à la santé, à la sexualité, aux croyances, aux condamnations judiciaires, etc.) que lorsque cela est strictement nécessaire pour le besoin du traitement de nos dossiers ou lorsque la personne concernée a expressément donné son consentement. Nous serons également parfois tenus de traiter de telles données si la loi nous y oblige (par exemple en matière de lutte contre le blanchiment d’argent).

Selon la finalité du traitement et en fonction des circonstances, nous sommes parfois amenés à transférer les données précitées à des destinataires :

• A.

  Hébergeurs cloud (serveurs et logiciels de gestion)

• B.

  Autorités compétentes (CRF, police judiciaire, CNPD, Barreau de Luxembourg, …)

• C.

  Comptables du Cabinet

• D.

  Banques du Cabinet

• E.

  Comptables et fiduciaires du client

• F.

  Banques du client ou banques d'un tiers

• G.

  Huissiers de justice

• H.

  Traducteurs

Conformément à la législation applicable et notamment à l’article 6 du Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), nous collectons et traitons les données uniquement si nous disposons d’une base de licéité pour ce faire. Les bases de licéité possibles sont les suivantes :

• a.

  la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;

• b.

  le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;

• c.

  le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;

• d.

  le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique; 

• e.

  le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement; 

• f.

  le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Vos données ne sont conservées que pour le temps nécessaire à la finalité de traitement que nous poursuivons. Ces durées peuvent varier, selon la finalité en question, de la façon suivante :

• i.

  aussi longtemps que nécessaire pour la finalité visée, sans qu’il soit possible de donner une durée précise ;

• ii.

  pendant 5 ans en raison d’une obligation légale ;

• iii.

  pendant 10 ans en raison d’une obligation légale ;

• iv.

  pendant une autre durée (précisée dans le tableau) en raison d’une obligation légale ;

• v.

  entre 10 ans et 30 ans selon le type de responsabilité (commerciale ou civile) et le délai de prescription qui s’applique ;

• vi.

  pour une durée que le cabinet a fixé par principe et qui ne dépasse pas le délai strictement nécessaire pour poursuivre la finalité (précisée dans le tableau).

Grâce au tableau qui suit, vous pouvez savoir quelles données nous collectons, pour quelles finalités, selon la catégorie de personnes à laquelle vous appartenez et à quels destinataires nous transférons ces données :

Les destinataires de vos données (huissiers, juges, etc., selon le cas) sont listés dans la section qui précède.

Nous ne faisons pas le commerce de vos données personnelles et nous ne les communiquons pas à des tiers en vue de leur exploitation commerciale.

La poursuite des infractions pénales, et en particulier la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme font partie des rares circonstances où nous sommes parfois contraints de communiquer certaines de vos données personnelles.

Les données à caractère personnel que nous traitons sont gardées en sécurité et leur accès est limité aux seules personnes qui en ont besoin afin de défendre au mieux vos intérêts.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité aussi bien physiques que techniques pour assurer la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.

Par exemple, les accès à notre cabinet d’avocat et à nos dossiers sont strictement surveillés et les documents vous concernant sont gardés à l’abri des intrusions et dommages, dans la mesure de nos capacités et moyens.

Lorsque vous communiquez avec nous et également lorsque vous nous communiquez vos données à caractère personnel, il est important que vous vous protégiez contre toute tentative de captation ou d’intrusion. Utilisez des mots de passe solides, déconnectez-vous de votre ordinateur après chaque utilisation et cryptez vos messages et documents aussi souvent que possible.

Lorsque vous souhaitez accéder à vos propres données personnelles, il peut également nous arriver de demander une preuve de votre identité, ceci afin d’assurer la sécurité de ces données.

Vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles :

• Le droit de nous demander l’accès aux seules données personnelles qui vous concernent.
• Le droit de demander la rectification de vos données personnelles.
• Le droit de demander l’effacement de vos données personnelles.
• Le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles et de connaître l’impact d’une telle limitation.
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles et de connaître l’impact d’une telle opposition.
• Le droit à la portabilité de vos données personnelles.
• Lorsque le traitement de vos données est basé sur votre consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment sans que ce retrait n’affecte la licéité du traitement antérieur.
• Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Au Luxembourg, l’autorité habituellement compétente pour recevoir une réclamation en matière de protection des données est la « Commission Nationale pour la Protection des Données » (« CNPD »). Vous pouvez la contacter via le lien suivant :

https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html 

ou à son adresse postale :

Commission nationale pour la protection des données
Service des réclamations
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux

Veuillez noter que nous serons peut-être amenés à limiter ou à refuser l’exercice de l’un ou de plusieurs de ces droits pour des raisons tenants soit à une obligation légale, soit à des circonstances particulières de droit ou de faits.

Par exemple, nous sommes soumis à une obligation de secret professionnel stricte. De plus, nous sommes parfois amenés à collaborer avec les autorités en matière de répression du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme, sans pouvoir en ce cas vous transmettre d’informations susceptibles de nuire à l’enquête.